Cada factura que entra se revisa contra el contrato que la respalda: lo pactado, lo ya pagado y la vigencia. Si algo no cuadra, se entera antes de pagar.
¿Qué problema resuelve agente de contratación y facturación?
Anexus TI implementa agentes de inteligencia artificial para el control de facturación contra contratos. Cuando entra una factura, el agente localiza el contrato correspondiente, compara el valor facturado con el valor pactado, suma lo que ya se ha pagado contra el techo del contrato, verifica que el contrato esté vigente y emite una alerta cuando encuentra una diferencia.
Este control existe en casi todas las organizaciones, pero se hace por muestreo o cuando alguien sospecha. Hacerlo sobre el cien por ciento de las facturas, todos los meses, exige un tiempo que ningún área de contratación tiene. El resultado son sobrepagos que se detectan tarde y contratos agotados que nadie vio venir.
El agente trabaja sobre los documentos que ya tiene: contratos en PDF, otrosíes, facturas electrónicas y su registro de pagos, estén en SharePoint, en carpetas compartidas o en su sistema contable.
¿Qué incluye el servicio?
- Lectura de contratos y otrosíes en PDF, con extracción de valores, plazos y condiciones
- Validación de cada factura contra valor pactado, saldo ejecutado y vigencia
- Alertas antes de la autorización del pago, no después
- Aviso anticipado de contratos por agotarse o por vencer
- Tablero de ejecución contractual: cuánto se ha pagado de cada contrato
- Trazabilidad de cada validación para auditoría
¿Para quién es?
- Organizaciones con muchos contratos de prestación de servicios y facturación recurrente.
- Áreas de contratación, jurídica o financiera que hoy revisan por muestreo.
- Entidades que deben justificar cada pago contra un contrato y un presupuesto.
¿Cuánto cuesta?
El modelo es implementación inicial más una mensualidad por operación y soporte. Las variables que mueven el precio son el número de usuarios, los sistemas que haya que integrar, el volumen de transacciones y si el despliegue va en infraestructura compartida o privada.
No publicamos una cifra única porque dependería de supuestos que probablemente no son los suyos. En el diagnóstico de 30 minutos entregamos un rango con los números de su caso, sin costo.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si el contrato tiene otrosíes o modificaciones?
El agente los incorpora al cálculo. Configuramos que reconozca prórrogas, adiciones y modificaciones de valor, y que use siempre la versión vigente del contrato.
¿El agente autoriza o rechaza pagos?
No. Valida y alerta. La autorización sigue siendo de la persona responsable, que ahora decide con la comparación ya hecha y documentada.
¿Sirve para entidades que manejan recursos públicos o de cooperación?
Sí, y es donde más valor aporta, porque la trazabilidad de cada validación queda registrada y disponible para auditoría.