Qué le está pasando
Nuestros procesos viven en Excel y en cadenas de correo
Una hoja de cálculo compartida y una cadena de correos funcionan hasta que el volumen crece: entonces aparecen versiones distintas del mismo archivo, aprobaciones que nadie puede demostrar y trámites que se pierden. La salida es un portal donde cada persona hace su solicitud y el flujo de aprobación corre solo, con registro de quién aprobó qué y cuándo.
¿Le suena alguno de estos síntomas?
- Existen varias versiones del mismo archivo de control y nadie sabe cuál vale.
- Las aprobaciones viven en correos y no se pueden demostrar en una auditoría.
- Alguien dedica horas cada semana a consolidar hojas de cálculo.
- Las solicitudes se pierden y hay que preguntar por su estado.
- El proceso se detiene cuando el aprobador está de viaje.
Si reconoce tres o más, el costo de seguir así es medible. En el diagnóstico lo cuantificamos con las horas reales de su equipo.
Por qué pasa y qué se puede hacer
Es el problema característico de una empresa que creció. Los procesos se armaron sobre la marcha con las herramientas que había: un Excel para controlar, un correo para pedir autorización, un formato en Word que circula adjunto. Con diez personas funciona. Con cincuenta, el mismo esquema produce archivos en cuatro versiones, aprobaciones que no se pueden auditar y solicitudes que se pierden entre mil correos.
El costo no está solo en el desorden: está en las personas que dedican horas a perseguir el trámite, consolidar el archivo y reconstruir qué pasó. Es trabajo que no produce nada y que crece con cada contratación nueva.
Anexus TI construye portales y flujos de aprobación sobre el proceso que usted ya tiene, no sobre el que debería tener según un producto. Antes de automatizar revisamos el proceso: con frecuencia la mitad de los pasos existen porque alguna vez faltó un permiso o un formato y ya nadie recuerda por qué. Esos pasos no se automatizan, se eliminan.
Los servicios que lo resuelven
En orden de relevancia para esta situación. Cada uno tiene su alcance, su implementación y sus preguntas frecuentes.
Plataforma BPM web y móvilNuevo
Flujos de aprobación que nosotros diseñamos y personalizamos; el usuario solo aprueba.
Ver el servicioPortalesPortal de requisiciones y legalización de gastosNuevo
Requisiciones y legalizaciones con flujo de aprobación y la marca de su empresa.
Ver el servicioBPM y firmaFlujos de aprobación en Microsoft 365
Solicitudes internas resueltas con Power Automate y SharePoint, sobre el licenciamiento que ya paga.
Ver el servicioAgentes de IAAutomatizaciones con y sin IANuevo
Rediseñamos el proceso y automatizamos solo los pasos donde conviene; el resto simplemente se simplifica.
Ver el servicioOtras situaciones que atendemos
Hablemos
¿Es su caso? Hablemos 30 minutos
Nos cuenta cómo funciona hoy, nosotros contamos las horas que consume y le decimos si automatizarlo se paga. Sin costo y con los hallazgos por escrito.