Si su gestión documental ya está en SharePoint, la firma debería ocurrir allí mismo: sin descargar, sin subir a otro servicio y sin romper la trazabilidad.
¿Qué problema resuelve firma electrónica simple dentro de sharepoint?
Anexus TI desarrolla aplicaciones de firma electrónica simple integradas a SharePoint y Microsoft 365. Desde la misma biblioteca donde vive el documento, el usuario solicita la firma, hace seguimiento del estado y recibe el documento firmado en la misma ubicación, con su metadato actualizado.
El problema de usar una plataforma de firma externa cuando ya se trabaja en SharePoint es la ruptura de la trazabilidad: el documento sale, se firma en otro sistema y vuelve —cuando vuelve— como un archivo nuevo que pierde su versión, sus metadatos y su vínculo con el flujo de aprobación.
Llevamos diez años implementando SharePoint para gestión documental, incluidas estructuras con sistemas de gestión de calidad y tablas de retención. Esta aplicación se construyó desde ese conocimiento: respeta cómo está organizada su biblioteca en lugar de imponerle una estructura nueva.
¿Qué incluye el servicio?
- Aplicación de firma integrada a sus bibliotecas de SharePoint
- Solicitud de firma sin sacar el documento de Microsoft 365
- Firmantes internos y externos a la organización
- Actualización de metadatos y estado del documento al completarse la firma
- Evidencia de firma conservada junto al documento
- Respeto de los permisos y la estructura documental existentes
¿Para quién es?
- Organizaciones cuya gestión documental ya está montada sobre SharePoint.
- Áreas de calidad y jurídica que necesitan conservar versión y trazabilidad del documento.
- Empresas que ya pagan Microsoft 365 y prefieren no sumar otra suscripción.
¿Cuánto cuesta?
El modelo es implementación inicial más una mensualidad por operación y soporte. Las variables que mueven el precio son el número de usuarios, los sistemas que haya que integrar, el volumen de transacciones y si el despliegue va en infraestructura compartida o privada.
No publicamos una cifra única porque dependería de supuestos que probablemente no son los suyos. En el diagnóstico de 30 minutos entregamos un rango con los números de su caso, sin costo.
Preguntas frecuentes
¿El documento sale de mi entorno de Microsoft 365?
No. La firma ocurre sobre el documento en su biblioteca y el resultado queda en la misma ubicación, conservando versión y metadatos.
¿Funciona con SharePoint Online y con SharePoint local?
Está pensada para SharePoint Online dentro de Microsoft 365. Para instalaciones locales evaluamos la versión y le confirmamos la viabilidad en el diagnóstico.
¿Puede firmar alguien externo que no tiene licencia de Microsoft 365?
Sí. El firmante externo recibe un enlace seguro y firma desde su navegador sin necesidad de licencia ni cuenta.