La requisición se hace en el portal, la aprueba quien corresponde y el gasto se legaliza con la foto del soporte desde el celular, el mismo día.
¿Qué problema resuelve portal de requisiciones y legalización de gastos?
Anexus TI desarrolla portales de requisiciones y legalización de gastos para empresas y organizaciones en Colombia, en versión web y aplicación móvil, con flujos de aprobación configurados según su estructura y con la imagen corporativa del cliente.
La legalización de gastos es donde más se pierde: el soporte se traspapela, la persona lo legaliza semanas después, contabilidad lo recibe fuera del periodo y el anticipo queda abierto. Cuando la legalización se hace desde el celular en el momento del gasto, con la foto del soporte, el problema desaparece.
Del lado de las requisiciones, el portal reemplaza el formato en Excel que circula por correo: la solicitud queda registrada, se enruta al aprobador según el monto y el área, y deja trazabilidad de la autorización para la auditoría.
¿Qué incluye el servicio?
- Requisiciones de compra con aprobación por monto y por área
- Legalización de gastos y anticipos con captura de soporte desde el celular
- Aprobación en web y en aplicación móvil, con notificaciones
- Control de anticipos abiertos y pendientes de legalizar
- Exportación de la información para su sistema contable
- Branding de su empresa en portal y aplicación
¿Para quién es?
- Empresas con personal que viaja o incurre en gastos de caja con frecuencia.
- Organizaciones que manejan anticipos y sufren para cerrarlos a tiempo.
- Áreas de compras que reciben requisiciones por correo, sin formato ni control.
¿Cuánto cuesta?
El modelo es implementación inicial más una mensualidad por operación y soporte. Las variables que mueven el precio son el número de usuarios, los sistemas que haya que integrar, el volumen de transacciones y si el despliegue va en infraestructura compartida o privada.
No publicamos una cifra única porque dependería de supuestos que probablemente no son los suyos. En el diagnóstico de 30 minutos entregamos un rango con los números de su caso, sin costo.
Preguntas frecuentes
¿El empleado puede legalizar desde el celular?
Sí. Toma la foto del soporte, diligencia el concepto y queda radicado en el momento, sin esperar a volver a la oficina.
¿Se integra con mi sistema contable?
Si su sistema lo permite, la legalización aprobada se envía directamente. Cuando no hay integración, se genera el archivo de cargue en el formato que su contable requiere.
¿Maneja varios centros de costo y proyectos?
Sí. Cada solicitud se imputa al centro de costo, proyecto o convenio que corresponda, lo que es especialmente útil en organizaciones que ejecutan recursos de cooperación.