Digitalizamos el archivo, lo clasificamos con criterio archivístico y dejamos las tablas de retención y las políticas de almacenamiento que su sistema de calidad exige.
¿Qué problema resuelve gestión documental y digitalización de archivo?
Anexus TI presta servicios de gestión documental y digitalización de archivo para empresas y organizaciones en Colombia, incluyendo clasificación y codificación documental, elaboración de tablas de retención y definición de políticas de almacenamiento, en el marco de los sistemas de gestión de calidad.
Digitalizar sin clasificar cambia un archivo físico desordenado por una carpeta digital desordenada. El valor está en el criterio: qué se conserva, por cuánto tiempo, bajo qué serie documental, con qué metadatos y quién puede consultarlo.
Es un servicio que prestamos desde hace años, frecuentemente como paso previo a montar la gestión documental sobre SharePoint. Un archivo bien clasificado es además la mejor base para un buscador con inteligencia artificial: la calidad de las respuestas depende del orden de la fuente.
¿Qué incluye el servicio?
- Diagnóstico del archivo actual y volumetría
- Digitalización con reconocimiento óptico de caracteres
- Clasificación y codificación documental
- Elaboración de tablas de retención documental
- Políticas de almacenamiento, conservación y eliminación
- Cargue al repositorio definitivo, con metadatos y permisos
¿Para quién es?
- Organizaciones con archivo físico acumulado y espacio que cuesta dinero.
- Entidades con sistema de gestión de calidad que exige tablas de retención.
- Empresas que van a migrar su documentación a SharePoint o a la nube.
¿Cuánto cuesta?
El modelo es implementación inicial más una mensualidad por operación y soporte. Las variables que mueven el precio son el número de usuarios, los sistemas que haya que integrar, el volumen de transacciones y si el despliegue va en infraestructura compartida o privada.
No publicamos una cifra única porque dependería de supuestos que probablemente no son los suyos. En el diagnóstico de 30 minutos entregamos un rango con los números de su caso, sin costo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una tabla de retención documental?
Es el instrumento que define, para cada serie documental, cuánto tiempo se conserva en archivo de gestión, cuánto en archivo central y cuál es su disposición final: conservación permanente, eliminación o selección.
¿Los documentos digitalizados quedan buscables por contenido?
Sí. Aplicamos reconocimiento óptico de caracteres, lo que permite buscar dentro del texto del documento escaneado y habilita después una búsqueda con inteligencia artificial.
¿Puedo eliminar el archivo físico después de digitalizar?
Depende de la serie documental y de la normativa aplicable a su organización. Eso es precisamente lo que define la tabla de retención, y por eso no recomendamos digitalizar sin elaborarla.